Onboarding, preboarding, reboarding, crossboarding

Het begrip ‘onboarding‘ kennen we al een tijdje, maar de laatste jaren is er flink doorgeborduurd op die term en zijn er heel wat woorden bijgekomen. We zetten ze even op een rijtje:

Onboarding is het instroomproces van nieuwe medewerkers of studenten. Bij medewerkers gaat het om de periode vanaf het moment dat het contract is getekend tot drie maanden na het ingaan van het dienstverband. In het onderwijs is het de periode van de inschrijving tot en met de honderdste studiedag. Een periode die heel belangrijk is voor het succes van de medewerker of student, blijkt uit onderzoek (Kappe, 2017). Een goede onboarding zorgt ervoor dat medewerkers of studenten zich thuis gaan voelen en onderdeel worden van de organisatie of onderwijsinstelling. Dit vergroot significant de kans op (student)succes.

Preboarding is de fase voorafgaand aan onboarding en loopt van het eerste contact tot de inschrijving of het tekenen van het contract. Deze fase kent vaak ook wervingsdoeleinden. 

Bij reboarding help je bestaande medewerkers of studenten aansluiting te vinden na een periode van afwezigheid. Dat kan bijvoorbeeld na een periode van ziekte zijn, een verlof of een stageperiode. Of denk aan een ‘welkom terug’ na een lange zomervakantie.

Crossboarding is het meest recente fenomeen in de uitdijende terminologie. Dit wordt toegepast wanneer een medewerker van positie, rol of functie verandert binnen de organisatie. In het onderwijs is dat bijvoorbeeld wanneer een student op stage gaat, een minor gaat volgen of gaat afstuderen. De rol van student wordt dan immers compleet anders.

Terug naar ‘off’

En dan dus offboarding, het begeleiden van stoppen met de baan of de studie. In deze context wordt ook vaak de term ‘exitmanagement’ gebruikt, met het ‘exitgesprek’ als tool: een eng gesprek waarvan je hoopt dat je er levend uit komt.

Ook de term ‘offboarding’ belooft niet veel goeds. Als bijvoeglijk naamwoord betekent off iets als ‘vreemd’, ‘raar’. ‘Die is een beetje off.’ Als je ergens van wegloopt heet dat een run-off. Heb je je dag niet, dan heb je een off-day en als een kleur afwijkt van de standaard, noemen we dat off white (of welke andere kleur dan ook). En waar onboarding wordt vertaald met ‘inschepen’, is de vertaling van offboarding ‘afschepen’, ofwel: iemand onverrichterzake wegsturen.

Toch kan offboarding veel meer betekenen dan dat het over en uit is. Een goede offboarding kan veel bijdragen aan de verdere groei van een professional of student, en tegelijkertijd verschaft het de organisatie heel belangrijke informatie.

Hoe belangrijk is het immers dat je als onderwijsinstelling weet waarom studenten stoppen of switchen? Wat zijn hun ervaringen en welke kennis kunnen ze je meegeven ?

Hier is structureel te weinig aandacht voor in het onderwijs. Al jaren krijgen opleidingen deze gegevens moeilijk boven water. Op de uitnodiging voor exitgesprekken komt weinig respons. Waarom zou een student daar ook tijd en moeite in steken, als de beslissing al genomen is? En wat er wel uit de gesprekken of vragenlijsten komt, is te weinig om er beleid op te kunnen maken.

Kortom: het onderwijs denkt te weinig na over deze fase van de studentjourney en doet er dus ook te weinig mee. Scholen laten hiermee een boel kennis liggen.

Recente ontwikkelingen

Eén ding is zeker: offboarding is, gezien de recentelijke ontwikkelingen in het studiegedrag van studenten, belangrijker dan ooit. In de Monitor beleidsmaatregelen hoger onderwijs 2022-2023 van de Rijksoverheid valt onder andere te lezen:

• dat 25% - 34% van de studenten in het eerste studiejaar met de opleiding stopt (34% in het hbo en 25% in het wo);
• dat ruim 40.000 eerstejaars studenten hun opleiding niet afmaken (27.552 in het hbo en 12.869 in het wo);
• dat daarvan ruim 24.000 studenten in het tweede jaar voor een andere ho-studie kozen ruim 16.000 studenten het ho verlieten (dat is 18% resp. 12% van alle eerstejaars);
• dat het percentage uitvallers veel hoger is in het hbo dan in het wo: resp. 15% en 8%;
• dat van 88% van de uitvallers in het hbo en nagenoeg álle wo-studenten onbekend is hoe zij hun weg vervolgen.

Volgens de Monitor waren in 2022-2023 de belangrijkste redenen om te stoppen:

• verkeerde studiekeuze (58%)
• verwachting niet uitgekomen (53%)
• manier van onderwijs (38%)
• onvoldoende motivatie (38%)
• niet thuis voelen (30%)
• studie te zwaar (21%)

Opmerkelijk in dit lijstje is de reden ‘niet thuis voelen’. In 2019-2020 stond deze reden namelijk nog niet in de top 6. In de jaren daarop stond ‘niet thuis voelen’ plotseling op de vijfde plek. Reden om werk te maken van onboarding! ‘Studenten zich thuis laten voelen’ is namelijk het hoofddoel van onboarding.

Voor de opgegeven redenen ontbreekt in de meeste gevallen de daadwerkelijke onderbouwing en argumentatie. Dat komt doordat opleidingen vaak reactief gehandeld hebben in plaats van preventief. Pas als de student gestopt is, gaan we vragen waarom. Dan is het te laat. Offboarding heeft een andere aanpak nodig.

Offboarding en gamification

In het onboardingsprogramma van BrightBirds is offboarding een geïntegreerd onderdeel van het complete onboardingsproces. BrightBirds is een digitale tool die elementen van gamification gebruikt. Studenten ontvangen tijdens de eerste 100 dagen van hun studie interactieve challenges op hun smartphone. Daartussen zitten korte quizjes en polls met vragen als ‘Hoe vind je de sfeer in de klas?’, ‘In hoeverre voel jij je thuis bij de opleiding?’ of ‘Als ik stop met mijn studie, dan komt dat door …’ Met deze laagdrempelige challenges spreken studenten zich gemakkelijk en tijdig uit. De resultaten en uitkomsten van deze vragen kunnen meteen worden besproken. Preventief dus, vóórdat het te laat is. Door offboarding al tijdens de ónboarding aandacht te geven, kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.

Als je de terugkoppeling en feedback goed inricht, is dit het resultaat van een goede en geïntegreerde offboarding:

• je behandelt studenten met respect;
• je hebt aandacht voor de student en studentenwelzijn;
• je creëert een betere reputatie bij uitvallers en zij worden ambassadeurs voor je onderwijsinstelling;
• je verzamelt kennis en ervaringen om je opleiding te verbeteren;
• je helpt studenten te groeien naar een volgende fase in hun (studie)loopbaan, óók als ze besluiten te stoppen.

Kortom:

Jaarlijks stoppen ruim 40.000 studenten met hun opleiding. Scholen hebben moeite om grip te krijgen op deze uitval. Hoewel de term ‘offboarding’ anders doet vermoeden, kan het een krachtig instrument zijn om kennis op te doen over de beweegredenen van studenten en de opleiding te verbeteren. Ook helpt het studenten in hun verdere groei. Maar dan moet je verder gaan dan exitgesprekken en vragenlijsten achteraf.

Edumundo vindt een goede offboarding net zo belangrijk als een goede onboarding en vindt dus dat offboarding een andere aanpak verdient. Met BrightBirds wordt de offboarding geïntegreerd in een effectief en uitnodigend onboardingstraject. Hierdoor worden opleidingen in staat gesteld het proces beter te beheersen en grip te krijgen op uitval.

Benieuwd naar onze oplossingen voor het pre-, on- en offboarden van studenten?
Neem gerust contact op.